あなたも今すぐ「仕事が早い人」になれる!仕事効率化のポイント

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新社会人のころから今日まで、仕事が「超高速!」と言われてきました。自分では、そんなに早くやろうとは思ってないのですが、他の方と比べると早いみたいですね。

 

確かに、仕事を効率的に片付けるのは、そこそこ得意かもしれません。そこで、仕事を効率的に片付けるポイントをまとめてみます。

 

ちなみに、私が仕事が早い要因ですが、性格的なものが大きいと思います。基本的に、超めんどくさがり屋。特に、事務的な作業が大っ嫌いなんですが、若い頃はどうしてもやらないといけないですよね。大企業だと、管理職になって、現場の仕事から外れると、もう事務作業ばっかですよね。まあ、嫌だけど、やらなきゃいけないわけです。

 

でも、時間かけたくないし → やり直し嫌いだし → だから、一度で終わらせたい → 結果、徹底的に効率を追求するということになるんです。短所の裏返しは長所っていうのは本当ですね。

 

では、実際にやっている効率化の鍵です。

 

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1. ITツールはフル活用

効率化の鍵は、時間管理です。早すぎず、遅すぎずのタイミングで、タスクをやることが大事です。スケジュール、タスク管理は、ITをフル活用してます。

 

スマホのアプリでも、メールソフトでも、ポイントは多機能よりもシンプル機能を選ぶこと。メールは、フォルダよりもタグで分ける方が効率が良いです。例えば、お客さんからのメールは、メールアドレスなんかで自動でタグを貼れるのですごく便利です。大量のメールをさばくのには、タグが有効ですね。メールを探すのも楽です。

 

2.資料はテンプレート化

定期的にお客さんに出す資料、社内の申請書、レターなど、決まり切ったものってありますよね?こういうものは、レイアウトをテンプレート化して、グラフの数字をアップデートするだけとかにして、手間を省きましょう。

 

3.一人で仕事を抱えすぎない

これも結構大事です。自分が慣れている仕事は、人に教えて、他の人にやってもらいましょう。他の人は、新しい仕事を覚えられて、自分は時間が空いて、いいことづくめ。

 

4. 時間厳守

ミーティングや打ち合わせは、時間通り開始して、時間通り終わるようにしてみてください。私は、超多忙だった時に、人との打ち合わせは、必ず1時間以内で終わるようにしていましたが、これが結構効果てきめんでした。



5.休憩は積極的に取る。やる気が出ないときは、思い切ってやめる

最後に、みなさん仕事中に休憩取っていますか?がんばり屋だけれど、効率悪い人って、ついつい休まず、ぶっ通しでがんばっちゃうんですよね。どんなに優秀な人でも、疲れには勝てません。一仕事終わった時、煮詰まっている時は休憩を取ってみましょう。また、やる気が出ない時は、思い切ってやめたほうがよいです。

 

 

いかがでしょうか?仕事効率化は様々なやり方がありますが、とにかく、「やること」はシンプルに管理するのが一番です。

 

 

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