チームの業務効率化を阻む5つの要素

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最近、常習的な長時間労働がニュースになっているので、業務の効率化について書いてみたいと思います。 私も、かつては月の残業時間が、100時間を超えるような生活をしていました。

みなさんに知っていただきたいのは、組織の中で、一人だけが残業100時間超えになるということはないということです。一人がそうなら、他の人もそうなのです。

一人一人は、スピーディーに仕事を進めているのですが、業務量、業務時間は一向に減りませんでした。 当時を振り返ってみて、何が業務の効率化を阻んでいたのか、まとめてみたいと思います。

 

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1.社員が個人事業主状態

ベテランの中堅社員がチームリーダーとなって、各取引先を担当していたのですが、ベテランであるがゆえに、どうしても一人一人が個人事業主状態になりがちでした。かつ、みんな忙しいので、情報共有の時間もなく、他のチームが何をやっているのか全然分かりませんでした。

これ、すごく効率悪いんです。例えば、私が自分の取引先に出した資料とかデータって、全然違うお客さんに使えることって、結構あるんですよね。それができないと、みんながそれぞれ1から作るので 、どうしても業務量が多くなります。

 

2.業務の重複

これは意外に気付きにくいですが、よくあることです。2人以上の人間が、常に一緒に動いていないでしょうか?例えば、ベテラン中堅社員に新人がいつもくっついて動いている、などです。

もちろん、新人は先輩と一緒に動くことも大切ですが、チームの効率化という点では、マンパワーが1人分ダブっているのと同じです。新人であっても、小さなルーティンワークなどからどんどん引き継いで、1人で仕事が回せるようにすると、早く戦力になってくれます。

 

3.若い人が常に上司の指示待ち状態

みんなが超多忙の職場では、これが起こりやすいと思います。要は、先輩が忙しすぎて、若い人に仕事を説明する時間が十分取れないので、ジュニアスタッフが、自ら動くことができず、上司の指示待ちで、動けなくなってしまうのです。 これは、大きな時間のロスになり、様々な判断の遅れや、機会損失につながります。

 

4.トレーニング制度の不在

例えば、経理システムなどは、会社で独自のものを採用しているところも多いと思います。さて、新人さんは、それをどうやって覚えるのでしょうか?先輩に聞きながら覚える、という場合は結構多いように思います。

ところが、先輩達はみんな忙しくて、なかなか時間が取れない、そのため、新人さんは覚えるのにかえって時間がかかってしまったりします。 こういった業務上必要なシステムなどは、全体トレーニングを用意してしまったほうが、新人さんも早く仕事を回せるようになります。

 

5.社内の事務作業が煩雑

例えば、請求書一枚を発行するのに、多くの部署のハンコが必要だったり、申請書はまともに通すと、まず通らなかったり、時間がかかりすぎるので、裏ルートからも手をまわす必要があったり、1つの社内実務を完了するのに、実に多くの手間が必要でした。似たようなことは、ないでしょうか?

 

いかがでしたでしょうか?お気づきかと思いますが、このような問題は、社員が個人的に仕事の効率化を追求しても、あまり解決されないのです。会社が組織的に取り組まないと、業務効率化は難しいのですね。

 

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