時間管理は、スケジュール管理にではない!これが本当のタイムマネジメント

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みなさんは、「時間管理」と聞くと、手帳やカレンダーアプリを駆使した、スケジュール管理を思う浮かべる人も多いと思います。

でも、スケジュールを上手く調整できても、結局、早く帰れなかったり、いまいち成果に結びつかなかったりすることはないでしょうか?

実は、タイムマネジメントの本質は、時間の使い方。もっと明確に言うと、何にどのくらい時間を使うのか、ということです。それを明確にして、実行していくと、人生が、自分の望む方向へ向かっていきます。

今日は、その具体的な方法について書いてみます。

 

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1.今の時間の使い方を記録する

まず、最初は、自分が何にどれくらい時間を使っているかを把握することから始めましょう。以下のアプリを使って記録してみると便利です。まずは、コントロールせずに、1週間はつけてみましょう。

  

 

 

2.その時間の使い方は理想的なのか?

まず、その時間の使い方は、自分の目的に沿っているのか見てみましょう。例えば、とくに理由のない定例ミーティングが多かったり、ある人への接待が多いわりに、あまり売上につながっていなかったり、反対に、ついつい先送りにしているもの、時間がなくて全然手をつけていないことがどれなのかを、ざっくり把握してみます。

 

 

3.時間を再配分

そして、成果の上がっていない仕事、意味のないミーティングの時間を減らし、成果の上がっている仕事、これからやっていきたい仕事への時間を増やしてみます。

 

4.スケジュールに落とし込む

先ほどの再配分に基づいて、スケジュールに落とし込んでみます。スケジュールに落とし込むときのポイントは、詰め込み過ぎないこと。隙間がないと、何かが突発的に入ってきた時に、予定がこなせなくなってしまうからです。

 

5.実行しながら調整する

あとは、実行しながら調整していくだけです。決めたスケジュールを自分に強いるよりも、やりやすいように自分で調整していくほうが上手くいきます。

 

この時間管理を実行すると、時間は有限であることに気づくと思います。お金は一度失っても、また取り返すことができますが、時間は取り戻せません。何に、どれくらい時間を使うのかということは、人生の方向性を決定していくことにつながるのです。

とくに今、自分の人生が思い通りに行っていない人は、少しずつでよいので、自分の望むことへ時間を使ってみると、人生が自然に方向転換していきます。

 

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長時間労働から、身を守る5つの鉄則

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電通社員の方の自殺で、日本の長時間労働の問題が全然改善されていないことが、連日報道されています。少子化で若者の人口が減っている中、20代、30代の人が過労死してしまうなんて、まったくとんでもない社会です。

私も、20代〜30代の数年間、残業が100時間越えるような生活をしていました。私は、今も健康で生きているのですが、当時の同僚の中には、病気で若くして亡くなったり、一生抱えるような病気を患った人もいました。葬儀で、成人するまで育てた子供に、先に逝かれてしまったご両親を見るのは、本当につらい光景です。

今も、長時間労働に耐えている人のために、健康を害さないために、私が実行していた、長時間労働から、身を守る5つの鉄則を書いてみます。

 

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1.理由を作って、こまめに休む

過労死というのは、ある日突然やってきます。「どうしても体の具合が悪い、医者に行こう」と思う時には、すでに手遅れであることが多いのです。ですから、その前の段階で休みましょう。ちょっと、頭が痛い、お腹がいたい、疲れがたまってベッドから起きれない程度でもいいですから、半日、1日くらいの休みを、こまめにとりましょう。これでも、かなりのことが予防できます。  

 

2. 徹夜は2日まで

時には徹夜になることもあると思います。でも、徹夜で仕事は2日までにしてください。3日目に突入すると、あの世に片足を突っ込んだも同然です。今は大丈夫でも、長い人生、いつかツケが回ってきます。  

 

3.デキの悪い上司から自分を解放する

長時間労働を強いられている若い人の中には、デキの悪い上司に振り回されて、無駄な作業で疲弊している人も多いと思います。私もデキの悪い上司に当たったことが、何度かありますが、そんな上司からは、仕事を取りあげてしまいましょう!自分でコントロールが効く体制を作ってしまった方が、ずっと楽です。管理できない管理職を立てるよりも、自分の命を守りましょう。

 

4. 人生の効率は追求しない

仕事の効率は徹底的に追求。その代わり、人生の効率は追求しないほうがよいです。映画をみたり、好きなテレビを見たり、友達とおしゃべりすることを「時間のムダ」と思うようになったら、過労状態にあると自覚してください。気づかないうちに、不幸な人生を歩んでしまっているので、早めに修正しましょう。  

 

5.その会社に長く勤めない

これが一番大切かもしれません。私の場合、残業100時間の生活は、過酷ではありましたが、一方で、多くの貴重な経験、実績が積めたのも事実です。ただし、あの生活を長く続ければ、確実に健康上の弊害が出たでしょう。一時的な武者修行と割り切って、早く次のステップに進みましょう。

 

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長時間労働は、なぜなくならないのか?

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長時間労働の改善というのは、前から度々話題になります。某企業で起きた痛ましい事件では、大学教授が、長時間労働を擁護するような発言まで出た始末。

大学の教授から、こんな無責任な発言(というか本音)が出てくるのですから、長時間労働の現実について、ご存知ない方々が多い証拠ですね。

www.huffingtonpost.jp

なぜ、長時間労働はなくならないのか、かつて私自身も、残業100時間を超える長時間労働を経験した者として、経験者の立場から、考えられる原因をあげてみます。

 

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1. 会社が業務量を減らさない

翌朝まで寝ないで仕事をしたい社員は一人もいません。私も例外ではないので、少しでもはやく帰れるように、徹底的に効率化をはかります。 しかし、そうやって業務時間を短くし、現実に2時間はやく退社できるようにすると、上司から、新しい仕事をやるように言われます。こちらは、早く帰るために効率的にやったのですが、こうやって仕事が増えれば、業務時間は、また元通りです。あとは、減らしては、増やされ、減らしては、増やされ、これが永遠と繰りかえされました。  

 

2. 滅私奉公を尊ぶ雰囲気

まだまだ、滅私奉公を尊ぶ雰囲気はあると思います。夜中や明け方まで仕事をしていると、「がんばってるね」と言われる風潮がある限り、社員は長時間労働を続けざるを得ないでしょう。

 

3. 「自分もやってきた、そのくらい当たり前だ」という理屈


一部の先輩や上司の中には、「自分も過酷な長時間労働を耐え抜いてきたんだ。今の若い連中も同じ苦労をすべきだ」「今の若い世代だけ、ワークライフバランスなんて、絶対に許せない」という理屈が存在するのも事実です。

 

4. 人はいるけど、必要な場所にいない


社員数は多いけれど、業務権限が限られている、非正規社員が多い。あるいは、間接部門にたくさん人がいるのに、忙しい現場は人手不足だったりして、人数はいるけれど、実は、本当に人が必要な場所が人員不足になっている、というおかしな現象もありますね。

 

5. 野放しになっている無責任な社員


一部の社員が自分の職務責任をしっかり果たさず、他の社員、他の部署に丸投げしてるために、ある人、ある部署の業務を圧迫していることもあります。

 

これらは表面的に見えにくかったり、あるいは、みんな分かっているけれども、波風が立つことを恐れて、影でコソコソとグチを言い合っているだけだったり。結果的に何も解決しないまま放置されてしまう、というのが実態です。

長時間労働は、決して個人の能力の問題ではなく、組織の体質の問題であることが、お分りいただけると思います。

私の周りにも、過労とストレスにより、体を壊し、若くしてお亡くなりになった方が何人かいらっしゃいました。

でも、悲しいかな組織は急には変われないもの。自分の身は自分で守るしかありません。今も、長時間労働に耐えている方々のために、次回は、健康を害さないために、私がやってきた方法をお伝えしたいと思います。

 

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チームの業務効率化を阻む5つの要素

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最近、常習的な長時間労働がニュースになっているので、業務の効率化について書いてみたいと思います。 私も、かつては月の残業時間が、100時間を超えるような生活をしていました。

みなさんに知っていただきたいのは、組織の中で、一人だけが残業100時間超えになるということはないということです。一人がそうなら、他の人もそうなのです。

一人一人は、スピーディーに仕事を進めているのですが、業務量、業務時間は一向に減りませんでした。 当時を振り返ってみて、何が業務の効率化を阻んでいたのか、まとめてみたいと思います。

 

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1.社員が個人事業主状態

ベテランの中堅社員がチームリーダーとなって、各取引先を担当していたのですが、ベテランであるがゆえに、どうしても一人一人が個人事業主状態になりがちでした。かつ、みんな忙しいので、情報共有の時間もなく、他のチームが何をやっているのか全然分かりませんでした。

これ、すごく効率悪いんです。例えば、私が自分の取引先に出した資料とかデータって、全然違うお客さんに使えることって、結構あるんですよね。それができないと、みんながそれぞれ1から作るので 、どうしても業務量が多くなります。

 

2.業務の重複

これは意外に気付きにくいですが、よくあることです。2人以上の人間が、常に一緒に動いていないでしょうか?例えば、ベテラン中堅社員に新人がいつもくっついて動いている、などです。

もちろん、新人は先輩と一緒に動くことも大切ですが、チームの効率化という点では、マンパワーが1人分ダブっているのと同じです。新人であっても、小さなルーティンワークなどからどんどん引き継いで、1人で仕事が回せるようにすると、早く戦力になってくれます。

 

3.若い人が常に上司の指示待ち状態

みんなが超多忙の職場では、これが起こりやすいと思います。要は、先輩が忙しすぎて、若い人に仕事を説明する時間が十分取れないので、ジュニアスタッフが、自ら動くことができず、上司の指示待ちで、動けなくなってしまうのです。 これは、大きな時間のロスになり、様々な判断の遅れや、機会損失につながります。

 

4.トレーニング制度の不在

例えば、経理システムなどは、会社で独自のものを採用しているところも多いと思います。さて、新人さんは、それをどうやって覚えるのでしょうか?先輩に聞きながら覚える、という場合は結構多いように思います。

ところが、先輩達はみんな忙しくて、なかなか時間が取れない、そのため、新人さんは覚えるのにかえって時間がかかってしまったりします。 こういった業務上必要なシステムなどは、全体トレーニングを用意してしまったほうが、新人さんも早く仕事を回せるようになります。

 

5.社内の事務作業が煩雑

例えば、請求書一枚を発行するのに、多くの部署のハンコが必要だったり、申請書はまともに通すと、まず通らなかったり、時間がかかりすぎるので、裏ルートからも手をまわす必要があったり、1つの社内実務を完了するのに、実に多くの手間が必要でした。似たようなことは、ないでしょうか?

 

いかがでしたでしょうか?お気づきかと思いますが、このような問題は、社員が個人的に仕事の効率化を追求しても、あまり解決されないのです。会社が組織的に取り組まないと、業務効率化は難しいのですね。

 

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あなたも今すぐ「仕事が早い人」になれる!仕事効率化のポイント

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新社会人のころから今日まで、仕事が「超高速!」と言われてきました。自分では、そんなに早くやろうとは思ってないのですが、他の方と比べると早いみたいですね。

 

確かに、仕事を効率的に片付けるのは、そこそこ得意かもしれません。そこで、仕事を効率的に片付けるポイントをまとめてみます。

 

ちなみに、私が仕事が早い要因ですが、性格的なものが大きいと思います。基本的に、超めんどくさがり屋。特に、事務的な作業が大っ嫌いなんですが、若い頃はどうしてもやらないといけないですよね。大企業だと、管理職になって、現場の仕事から外れると、もう事務作業ばっかですよね。まあ、嫌だけど、やらなきゃいけないわけです。

 

でも、時間かけたくないし → やり直し嫌いだし → だから、一度で終わらせたい → 結果、徹底的に効率を追求するということになるんです。短所の裏返しは長所っていうのは本当ですね。

 

では、実際にやっている効率化の鍵です。

 

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1. ITツールはフル活用

効率化の鍵は、時間管理です。早すぎず、遅すぎずのタイミングで、タスクをやることが大事です。スケジュール、タスク管理は、ITをフル活用してます。

 

スマホのアプリでも、メールソフトでも、ポイントは多機能よりもシンプル機能を選ぶこと。メールは、フォルダよりもタグで分ける方が効率が良いです。例えば、お客さんからのメールは、メールアドレスなんかで自動でタグを貼れるのですごく便利です。大量のメールをさばくのには、タグが有効ですね。メールを探すのも楽です。

 

2.資料はテンプレート化

定期的にお客さんに出す資料、社内の申請書、レターなど、決まり切ったものってありますよね?こういうものは、レイアウトをテンプレート化して、グラフの数字をアップデートするだけとかにして、手間を省きましょう。

 

3.一人で仕事を抱えすぎない

これも結構大事です。自分が慣れている仕事は、人に教えて、他の人にやってもらいましょう。他の人は、新しい仕事を覚えられて、自分は時間が空いて、いいことづくめ。

 

4. 時間厳守

ミーティングや打ち合わせは、時間通り開始して、時間通り終わるようにしてみてください。私は、超多忙だった時に、人との打ち合わせは、必ず1時間以内で終わるようにしていましたが、これが結構効果てきめんでした。



5.休憩は積極的に取る。やる気が出ないときは、思い切ってやめる

最後に、みなさん仕事中に休憩取っていますか?がんばり屋だけれど、効率悪い人って、ついつい休まず、ぶっ通しでがんばっちゃうんですよね。どんなに優秀な人でも、疲れには勝てません。一仕事終わった時、煮詰まっている時は休憩を取ってみましょう。また、やる気が出ない時は、思い切ってやめたほうがよいです。

 

 

いかがでしょうか?仕事効率化は様々なやり方がありますが、とにかく、「やること」はシンプルに管理するのが一番です。

 

 

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転職エージェントを比較してみました(IT編)

 

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IT関連のお仕事をしている人は、転職活動、結構大変じゃないでしょうか?IT系は、求人数も多いですが、優良案件となると、さほど多くないのも現実です。

なによりも、求人を出す側も、紹介する人材会社のコンサルタントも、求人の内容をいまいち理解していないことが多く、求職者としては、不正確な情報に振り回されたりします。

そんなわけで、IT系の転職エージェントを比較してみました。IT系の場合は、たくさんエージェントにあたるより、とりあえず、下記3つに登録しておけば、基本はOKかなと思います。

 

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ワークポート

IT系の人材紹介会社としてスタートして、今は総合人材会社になっていて、様々な職種を扱っていますが、やはりIT系の求人が一番豊富です。

こちらは、求職者用の担当者と企業側の担当者が分かれていて、求職者についても、対応は丁寧ですし、比較的ケアがきめ細かいと思います。 ここはサポートツールが充実していて、面接のスケジュールやコンサルタントとのやりとりを行えるシステムがあるのですが、それがかなり使いやすいです。 

詳細&お問い合わせ :ワークポート

 

 

Type

こちらも昔からIT系の求人に強いところで、今は総合的にいろいろな職種を紹介しています。7割以上の人が年収UPに成功しているとのことなので、キャリアアップを目指している人は、登録しておいて損はなさそうです。 

詳細&お問い合わせ :typeの人材紹介

 

 

レバテック

IT業界に特化したエージェントなら、一番のおすすめはレバテックです。エンジニアだけでなく、デザイナーやディレクター関係の職種も扱っていて、求人検索が使いやすくて、自分にマッチした求人を見つけやすいです!

コンサルタントのIT関連知識が深くて、話が早いですし、内定までのスパンが短いのもいいですね。

詳細&お問い合わせ :レバテックキャリア

 

 

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転職エージェントを比較してみました(外資編)

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英語に自信がある人や、今勉強中という人は、1度は外資系企業で働いてみたいと考えると思います。

しかし、あくまで私の経験上ですが、日系の大手エージェントでは、外資系転職はなかなか厳しいのかな?と思います。

日系企業、外資系企業の両方で働いた身からすると、同じことをやっていても、日本の会社と外資では、評価されるポイントが全然違うので、当たり前といえば、当たり前ですが・・・。

 

ということで、もし外資系企業へ行きたいと思うなら、やはり外資に強いエージェントを活用することをおすすめします。

 

私が面談したことがある、外資系エージェントを比較してみました。

 

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JACリクルートメント

初めて外資系企業に転職するなら、ここが絶対におすすめです。理由は、紹介先は外資であるものの、コンサルタントが日本人で、日本的なマナーや価値観に基づいて対応してくれるからです。

他の外資系エージェントは、在籍しているコンサルタントが大半が外国人だったり、日本人といっても海外生活の長い帰国子女だったりして、特に日系企業から転職する人にとっては、なかなか話がかみ合わなかったり、不親切に感じることもあると思います。

そういうストレスを感じることなく、転職活動をすすめられるという点でおすすめです。

詳細&お問い合わせ :JACリクルートメント

 

 

ヘイズ・スペシャリスト・リクルートメントジャパン

グローバル人材に特化しているイギリス系のエージェントです。私はスカウトメールをもらって、ここに登録。実際に仕事獲得につながりました。

よい点を挙げると、サポートが丁寧です。レジュメのチェック、キャリアヒストリーの棚卸し、面接の準備にいたるまで、1人の候補者にかなりしっかり時間をかけて対応してくれて、かつアドバイスも有効でした。

注意点をあげるとすると、こちらのオフィスへ1歩入ったら、基本的に日本ではないと思ったほうがいいです。少なくとも、私は外国人のコンサルタントにしか会ったことがないですし(日本人のコンサルタントもいると思いますが・・・)、内定後もありとあらゆる手続きが欧米式で行われます。

詳細&お問い合わせ : http://www.hays.co.jp/

 

 

ロバート・ウォルターズ

イギリスの大手人材会社です。外国人のコンサルタントも多数在籍していて、外資系企業に強く、有名企業の求人を多く取り扱っています。総じてコンサルタントの質は高く、対応もきちんとしていて、プロフェショナルです。ここは、入社が決まると食事をごちそうしてくれます。

詳細&お問い合わせ : http://www.robertwalters.co.jp

 

 

マイケルペイジ 

ここも外資系人材会社としては有名で、日英バイリンガルのコンサルタントも在籍し ています。扱っている求人も、有名外資系企業ばかりです。若くてやる気のあるコンサルタントが、ガンガン仕事しているイメージの会社ですね。

詳細&お問い合わせ : http://www.michaelpage.co.jp

 

 
イーストウエストコンサルティング

いわゆるエグゼクティブ・サーチの会社ですが、求人はジュニアからシニアレベルま で扱っています。この会社のコンサルタントは、外資系企業の役員クラスと直接話し ていることが多く、1次面接がいきなり役員ということもありました。

詳細&お問い合わせ : http:// http://www.ewc.co.jp/ja/

 

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